WDOnline – Invoice payment for woocommerce

WDOnline Invoice Payment for WooCommerce tilføjer en fleksibel fakturabetalingsmetode til WooCommerce. Pluginet er udviklet til B2B-webshops, engroskunder og andre virksomheder, der giver godkendte kunder mulighed for at afgive ordrer på kredit. Med pluginet kan du styre, hvem der kan betale med faktura, tildele betalingsbetingelser og kreditgrænser, forhindre kunder i at overskride deres disponible kredit, administrere fakturaoplysninger og give kunderne en særskilt fakturaoversigt under Min konto.

Krav

• WordPress 6.5 eller nyere
• WooCommerce 8.0 eller nyere
• PHP 7.4 eller nyere
• Kunden skal have en WordPress-brugerkonto og være logget ind for at bruge fakturabetaling

Gæstekunder kan ikke bruge fakturabetaling, da pluginet skal bruge en kundekonto til at fastslå adgang, betalingsbetingelser, kreditgrænser og udestående fakturasaldi.

Installation

1. Gå til Plugins → Tilføj nyt plugin i WordPress.
2. Klik på Upload plugin.
3. Vælg pluginets ZIP-fil.
4. Klik på Installer nu.
5. Aktivér WDOnline Invoice Payment for WooCommerce.
6. Gå til WD Online → WDOnline Invoice Payment for WooCommerce.

Pluginet fungerer selvstændigt og kræver ikke et separat WD Online-kerneplugin.

Faner i administrationen

Pluginets administrationsside indeholder tre faner:

• Gateway – Indstil betalingsmetoden, betalingsbetingelser, kreditstyring, valgfrie funktioner og standardindstillinger for brugerroller.
• Invoice orders – Se ordrer afgivet med fakturabetaling.
• User roles – Opret og administrer kunderoller.

Fanen User roles er kun tilgængelig for administratorer.

Hurtig opsætning

Sådan laver du en grundlæggende opsætning:

1. Åbn fanen Gateway.
2. Aktivér Enable invoice payment.
3. Angiv standardbetalingsbetingelserne, eksempelvis 14 eller 30 dage.
4. Angiv en standardkreditgrænse, eller indtast 0 for ubegrænset kredit.
5. Vælg, om fakturabetaling skal være aktiveret globalt eller kun for udvalgte brugerroller.
6. Gennemgå indstillingerne under Role defaults.
7. Gem indstillingerne.
8. Rediger de enkelte kunder, hvis de har brug for andre betalingsbetingelser, kreditgrænser eller adgangsregler.

Indstillinger for betalingsmetoden

Aktivér fakturabetaling

Denne indstilling aktiverer eller deaktiverer fakturabetaling i kassen. Deaktivering af betalingsmetoden sletter ikke eksisterende fakturaordrer, kundeindstillinger, uploadede PDF-fakturaer, saldi eller fakturahistorik.

Titel i kassen

Titlen er det navn, der vises ud for betalingsmetoden i kassen. Du kan bruge pladsholderen {days} til at vise den betalingsfrist, der gælder for kunden. Eksempel: Faktura – {days} dage For en kunde med 30 dages betalingsfrist vises titlen som Faktura – 30 dage.

Beskrivelse i kassen

Beskrivelsen vises, når kunden vælger fakturabetaling. Pladsholderen {days} kan også bruges her.

Ordrevejledning

Ordrevejledningen vises efter bestilling og i relevante ordremails til kunden. Brug {days} til at medtage den betalingsfrist, der er gemt på ordren.

Ordrestatus efter bestilling

Vælg den WooCommerce-ordrestatus, der skal tildeles, når en ordre afgives med fakturabetaling:

• Behandler
• På pause
• Afventer betaling

WooCommerce-ordrestatus og pluginets fakturastatus er adskilte. En ordre kan derfor være under behandling, selvom fakturaen endnu ikke er oprettet eller stadig er ubetalt.

Virtuelle ordrer

Aktivér denne mulighed, hvis kunder skal kunne bruge fakturabetaling til ordrer, der kun indeholder virtuelle produkter.

Globale standardindstillinger

Globale standardindstillinger gælder, når de ikke tilsidesættes af individuelle kundeindstillinger eller rollebaserede indstillinger.

Standardadgang

Aktivér denne mulighed for som standard at give kunder, der er logget ind, adgang til fakturabetaling. Hvis muligheden er deaktiveret, kan fakturabetaling stadig aktiveres for udvalgte brugerroller eller individuelle kunder.

Standardbetalingsbetingelser

Angiv det antal dage fra fakturadatoen, som kunder som standard har til at betale. Betalingsfristen beregnes fra fakturadatoen, ikke ordredatoen. Hvis en ordre afgives den 1. september, faktureres den 5. september og har 30 dages betalingsfrist, bliver forfaldsdatoen den 5. oktober.

Kreditstyring

Standardkreditgrænse

Kreditgrænsen er det maksimale samlede udestående på fakturaordrer, som en kunde må have.

• Indtast et positivt beløb for at angive en grænse.
• Indtast 0 for ubegrænset kredit.

Pluginet beregner disponibel kredit som: Kreditgrænse − udestående fakturasaldo = disponibel kredit Det udestående omfatter ubetalte ordrer afgivet med WDOnline Invoice Payment, herunder ordrer, der endnu ikke har fået et fakturanummer eller en fakturadato. Det forhindrer kunden i at afgive flere ordrer, der tilsammen overskrider kreditgrænsen, før den første faktura udstedes. Annullerede, mislykkede, refunderede og betalte fakturaordrer udelades, hvor det er relevant.

Besked om kreditgrænse i kassen

Denne besked vises, når fakturabetaling bliver utilgængelig, fordi den nye ordre vil overskride kundens disponible kredit. Følgende pladsholdere er tilgængelige:

• {credit_limit} – Den kreditgrænse, der gælder for kunden
• {available_credit} – Den resterende kredit efter fradrag af åbne fakturaordrer
• {order_total} – Det aktuelle ordrebeløb i kassen

Forfaldne fakturaer

Aktivér Block invoice payment when the customer has overdue invoice orders for at forhindre kunder med forfaldne fakturaer i at afgive nye ordrer med fakturabetaling.

Henstandsperiode for forfaldne fakturaer

Henstandsperioden tilføjer et antal dage efter fakturaens forfaldsdato, før fakturaen behandles som forfalden. En faktura med forfald den 1. oktober og tre dages henstand behandles eksempelvis som forfalden efter den 4. oktober.

Valgfrie funktioner

Afsnittet Features giver dig mulighed for at vælge, hvilke dele af pluginet der skal være aktive i administrationen og kundeområdet. Når en funktion deaktiveres, skjules dens brugerflade. Gemte fakturaoplysninger, kundeindstillinger, ordrehistorik, saldi og uploadede dokumenter slettes ikke.

Kundeprofil – Fakturabetaling

Viser adgang til fakturabetaling, betalingsbetingelser, kreditstyring og fakturasaldo, når du redigerer en WordPress-bruger. Tilføjer også fakturaoplysninger til brugerlisten.

Ordrer – Fakturastatus

Tilføjer oplysninger om fakturaforfald og filtrering efter fakturastatus til WooCommerce-ordrelisten.

Ordre – Fakturahåndtering

Tilføjer panelet Invoice payment til de enkelte WooCommerce-ordrer. Panelet bruges til at administrere fakturanumre, datoer, statusser, betalingsdatoer og PDF-dokumenter.

Kontrolpanel – Fakturaoversigt

Tilføjer en fakturaoversigt som widget i WordPress-kontrolpanelet for brugere, der kan administrere WooCommerce.

Kundekonto – Fakturasaldo og historik

Tilføjer afsnittet Invoice payments under kundens Min konto i WooCommerce. Det kan vise betalingsbetingelser, saldi, fakturahistorik, statusser, forfaldsdatoer og beskyttet download af PDF-fakturaer. Følgende indstillinger afhænger af denne funktion og kan kun aktiveres, når den er aktiv:

• Customer account – Credit limit – Viser eller skjuler kundens samlede kreditgrænse.
• Customer account – Available invoice credit – Viser eller skjuler kundens resterende disponible fakturakredit.

Når disse værdier skjules, deaktiveres kreditstyringen ikke. Pluginet håndhæver fortsat kundens kreditgrænse i kassen.

Menutekst under Min konto

Angiv teksten til menupunktet i kundens kontoområde. Dette ændrer kun den synlige tekst og ikke adressen til siden.

Sideoverskrift under Min konto

Angiv den overskrift, der vises øverst på kundens fakturaside.

Ordrer – Eksterne PDF-fakturaer

Aktiverer sikker upload af PDF-fakturaer på fakturaordrer. Kunder kan downloade deres PDF-fakturaer fra deres konto, når de er logget ind.

Standardindstillinger for brugerroller

Rollebaserede standardindstillinger giver dig mulighed for at tildele forskellige fakturabetingelser til forskellige WordPress- eller WooCommerce-brugerroller. For hver rolle kan du indstille:

• Adgang til fakturabetaling
• Betalingsbetingelser
• Kreditgrænse
• Håndtering af forfaldne fakturaer

Du kan blandt andet vælge at bruge den globale standard, aktivere eller deaktivere fakturabetaling, angive rollebaserede betalingsbetingelser, tildele en rollebaseret kreditgrænse og tillade eller blokere fakturabetaling, når der er forfaldne fakturaer. Indstillingerne prioriteres i denne rækkefølge:

1. Individuelle kundeindstillinger
2. Indstillinger for brugerroller
3. Globale standardindstillinger

Den globale betalingsfrist kan eksempelvis være 14 dage, mens engroskunder får 30 dage, og en bestemt kunde får 60 dage.

Oprettelse af kunderoller

Åbn fanen User roles for at oprette en ny rolle.

1. Indtast et rollenavn.
2. Angiv eventuelt en teknisk rolleidentifikator. Hvis feltet er tomt, opretter pluginet en ud fra rollenavnet.
3. Vælg en eksisterende rolle, hvis rettigheder skal kopieres.
4. Til almindelige B2B-kundekonti anbefales det at kopiere WooCommerce-rollen Customer.
5. Opret rollen.

Den nye rolle vises automatisk under Role defaults. Fanen User roles viser også alle eksisterende roller, deres tekniske identifikatorer, oprindelse og antallet af tilknyttede brugere. Kun roller, der er oprettet gennem dette plugin, kan slettes fra denne side. En rolle kan ikke slettes, så længe den er tildelt en eller flere brugere. Roller fra WordPress, WooCommerce og tredjeparter er beskyttede.

Individuelle kundeindstillinger

Individuelle indstillinger tilsidesætter rollebaserede og globale standardindstillinger. Sådan indstiller du en kunde:

1. Gå til Brugere i WordPress.
2. Rediger den relevante kunde.
3. Find afsnittet Invoice payment.
4. Udfyld de relevante felter.
5. Opdater brugeren.

Adgang til fakturabetaling

Vælg, om kunden skal følge den rollebaserede eller globale indstilling, have fakturabetaling udtrykkeligt aktiveret eller have den udtrykkeligt deaktiveret.

Betalingsbetingelser

Angiv kundens betalingsfrist i dage. Lad feltet være tomt for at bruge den rollebaserede eller globale standard.

Kreditgrænse

Angiv kundens kreditgrænse. Lad feltet være tomt for at bruge den rollebaserede eller globale standard, eller indtast 0 for ubegrænset kredit.

Håndtering af forfaldne fakturaer

Vælg, om kunden skal følge standardreglen, blokeres ved forfaldne fakturaer eller fortsat have adgang til fakturabetaling trods forfaldne fakturaer. Kundeprofilen viser også de gældende betalingsbetingelser, udestående fakturasaldo, disponibel kredit og forfalden saldo, når den relevante administrationsfunktion er aktiveret.

Sådan fungerer fakturabetaling i kassen

Fakturabetaling vises kun, når alle relevante betingelser er opfyldt. Kunden skal:

• Være logget ind
• Have adgang til fakturabetaling
• Have tilstrækkelig disponibel kredit, medmindre kreditten er ubegrænset
• Opfylde reglerne for forfaldne fakturaer
• Opfylde indstillingen for virtuelle ordrer, hvis ordren kun indeholder virtuelle produkter

Hvis kreditgrænsen overskrides, fjernes fakturabetaling, og den indstillede kreditbesked vises. Beskeden opdateres, når ordrebeløbet i kassen ændres. Pluginet kontrollerer kreditreglerne igen, når ordren afgives. Denne kontrol på serveren forhindrer gennemførelse af ordren med fakturabetaling, hvis kontoen ikke længere opfylder reglerne.

Håndtering af fakturaordrer

Ordrer afgivet med fakturabetaling indeholder et Invoice payment-panel i WooCommerce-ordreredigeringen.

Betalingsbetingelser

Kundens gældende betalingsbetingelser gemmes på ordren ved bestilling. Senere ændringer på kundens konto ændrer ikke eksisterende ordrer.

Fakturanummer

Angiv det fakturanummer, som dit regnskabs- eller faktureringssystem har oprettet.

Fakturadato

Angiv den dato, hvor fakturaen blev udstedt. Forfaldsdatoen beregnes ud fra denne dato og de betalingsbetingelser, der er gemt på ordren.

Forfaldsdato

Forfaldsdatoen beregnes automatisk. Den beregnes først, når der er angivet en fakturadato, eller ordren er markeret som faktureret.

Fakturastatus

Fakturastatus håndteres uafhængigt af den normale WooCommerce-ordrestatus. Afhængigt af de tilgængelige oplysninger og handlinger kan en faktura vises som:

• Ikke faktureret
• Faktureret
• Betalt
• Forfalden

Brug knapperne i ordrepanelet til at markere en faktura som faktureret, betalt eller ubetalt.

Upload af en ekstern PDF-faktura

Pluginet opretter ikke fakturaer. Hvis du opretter fakturaer i et eksternt regnskabssystem, kan du uploade den færdige PDF til den tilhørende WooCommerce-ordre.

1. Åbn ordren.
2. Find Invoice PDF i panelet Invoice payment.
3. Vælg en PDF-fil.
4. Klik på Upload PDF eller Replace PDF.
5. Opdater ordren, hvis det er nødvendigt.

Det oprindelige PDF-filnavn vises over View current PDF i ordreredigeringen. PDF-filer gemmes privat med tilfældigt genererede interne filnavne. De føjes ikke til det offentlige WordPress-mediebibliotek og gøres ikke tilgængelige via en offentlig medieadresse. Downloads håndteres gennem WordPress og kræver adgangstilladelse. Adgangen er begrænset til autoriserede administratorer og den kunde, der ejer ordren. Den maksimale PDF-filstørrelse er 10 MB.

Oversigt over fakturaordrer

Åbn fanen Invoice orders for at se ordrer afgivet med WDOnline Invoice Payment. Oversigten indeholder:

• Ordrenummer
• Ordredato
• Kunde
• WooCommerce-ordrestatus
• Fakturastatus
• Forfaldsdato
• Ordrebeløb

Brug filteret for ordrestatus til at afgrænse listen. Klik på et ordrenummer for at åbne WooCommerce-ordreredigeringen.

Kundens Min konto-område

Når kundekontofunktionen er aktiveret, får kunder med adgang til fakturabetaling og kunder med tidligere fakturaordrer et menupunkt med navnet Invoice payments under Min konto. Afhængigt af dine visningsindstillinger kan siden vise:

• Aktuelle betalingsbetingelser
• Udestående fakturasaldo
• Kreditgrænse
• Disponibel fakturakredit
• Forfalden saldo
• Historik over fakturaordrer
• Fakturanummer
• Fakturadato
• Forfaldsdato
• Fakturastatus
• Ordrebeløb
• Sikker download af PDF-fakturaer

Kunder kan fortsat se tidligere fakturaordrer, selvom fakturabetaling senere deaktiveres for nye ordrer på deres konto.

Fakturaoversigt i kontrolpanelet

Widgetten i WordPress-kontrolpanelet giver webshopadministratorer et hurtigt overblik over aktiviteten for fakturabetalinger. De tilgængelige oplysninger omfatter:

• Salg med fakturabetaling
• Antal fakturaordrer
• Antal fakturakunder
• Gennemsnitlig ordreværdi for fakturaordrer
• Betalte fakturaer
• Gennemsnitlig betalingstid
• Udestående fakturasaldo
• Forfalden saldo
• Fakturaer med forfald inden for de næste syv dage
• Største fakturakunde
• De fem største fakturakunder
• Udviklingen i den udestående saldo, når der er tilstrækkelige historiske data

Statistikken kan filtreres efter foruddefinerede perioder eller et selvvalgt datointerval. Widgetten bruger cachelagrede beregninger for at forbedre ydeevnen og kan opdateres manuelt.

E-mails og ordreoplysninger

Pluginet kan vise fakturavejledning, betalingsbetingelser, fakturadatoer, forfaldsdatoer og fakturastatus i relevante WooCommerce-kundemails og ordreoplysninger. Da betalingsbetingelserne gemmes på ordren, forbliver oplysningerne ensartede, selvom kundens aktuelle kontoindstillinger ændres senere.

Oversættelse

Alle pluginets standardtekster er skrevet på engelsk og bruger WordPress' oversættelsessystem. Pluginet indeholder en POT-skabelon og er kompatibelt med:

• WordPress-sprogpakker
• Loco Translate
• Almindelige arbejdsgange til oversættelse med PO- og MO-filer

Tilpassede titler og beskrivelser i kassen, vejledninger, kontomenutekster, overskrifter og beskeder om kreditgrænser kan også redigeres direkte i pluginets indstillinger.

WooCommerce-kompatibilitet

Pluginet understøtter:

• Klassisk WooCommerce-kasse
• WooCommerce Checkout Blocks
• WooCommerce High-Performance Order Storage (HPOS)
• Traditionel lagring af WooCommerce-ordrer

Valgfri supportdiagnostik

Pluginet kan integreres med WD Online Support Diagnostics, når dette separate plugin er installeret. Diagnoseintegrationen er valgfri. WDOnline Invoice Payment fungerer fortsat normalt, når diagnosepluginet ikke er installeret eller er deaktiveret. Diagnosekontroller kan hjælpe med at identificere konfigurationsproblemer uden automatisk at sende telemetri eller kundeoplysninger til eksterne tjenester.

Fejlfinding

Fakturabetaling er ikke synlig i kassen

Kontrollér følgende:

1. Betalingsmetoden er aktiveret.
2. Kunden er logget ind.
3. Kundeindstillingerne, brugerrollen eller de globale standardindstillinger tillader fakturabetaling.
4. Ordren overskrider ikke den disponible kredit.
5. Kunden er ikke blokeret af en forfalden faktura.
6. Virtuelle ordrer er tilladt, hvis kurven kun indeholder virtuelle produkter.

Individuelle kundeindstillinger har prioritet over rollebaserede og globale indstillinger. Kontrollér derfor altid kundens brugerprofil, hvis resultatet er uventet.

Kundens disponible kredit ser forkert ud

Gennemgå kundens åbne fakturaordrer. Ubetalte ordrer med fakturabetaling tæller med i det samlede udestående, selvom de endnu ikke har fået tildelt en fakturadato eller et fakturanummer. Kontrollér også, om en faktura er markeret som betalt, og om refunderinger eller annulleringer er registreret korrekt i WooCommerce.

Forfaldsdatoen vises ikke

En forfaldsdato beregnes først, når der er angivet en fakturadato, eller ordren er markeret som faktureret.

Kontolinket Invoice payments viser en 404-side

Opdater til den nyeste pluginversion. Hvis problemet fortsætter, skal du gå til Indstillinger → Permanente links i WordPress og klikke på Gem ændringer én gang for at genopbygge reglerne for URL-omskrivning.

En PDF kan ikke uploades

Kontrollér, at:

• Den valgte fil er en gyldig PDF
• Filen ikke er større end 10 MB
• WordPress' uploadmappe er skrivbar
• Funktionen til eksterne PDF-fakturaer er aktiveret

En brugerrolle kan ikke slettes

Kun roller, der er oprettet gennem dette plugin, kan slettes fra fanen User roles. Flyt alle brugere til en anden rolle, før du sletter en rolle, der er oprettet gennem pluginet.

Anbefalet fremgangsmåde til opsætning

For de fleste B2B-webshops giver følgende fremgangsmåde et godt overblik og klar kontrol:

1. Lad den globale adgang til fakturabetaling være deaktiveret.
2. Opret eller vælg en eller flere brugerroller til godkendte B2B-kunder.
3. Aktivér fakturabetaling, og angiv standardbetalingsbetingelser for disse roller.
4. Tildel godkendte kunder den relevante rolle.
5. Brug kun individuelle kundeindstillinger til undtagelser.
6. Angiv realistiske kreditgrænser, og aktivér blokering ved forfaldne fakturaer, hvor det er relevant.
7. Gennemgå fakturaordrer og udestående saldi regelmæssigt.

Denne opsætning sikrer, at fakturabetaling kun er tilgængelig for godkendte kunder, samtidig med at du kan lave individuelle aftaler efter behov.